POVRATNE INFORMACIJE

Verjetno smo se že vsi srečali z dilemo povratnih informacij, kajne? Kakšen je sploh njihov namen in kako jih podati, pa bomo razdelali v tokratnem blogu.

Povratna informacija se nanaša na proces, ki spremlja posameznika pri njegovem delu in mu tako omogoča izpopolnjevanje dela ter doseganje zastavljenih ciljev. Pri tem ne gre za golo ocenjevanje ali evalvacijo posameznika in njegovega dela. Povratna informacija je način komunikacije opazovalca preko katerega poda informacije o posameznikovem delovanju ali določenih vidikih le tega z namenom izboljšanja procesa in rezultatov dela.

Če je denar valuta številka ena v materialnem svetu, je povratna informacija valuta številka ena v svetu medčloveških odnosov. Ljudje potrebujemo povratno informacijo, saj z njo izvemo ali nas potrebujejo, ali doprinašamo, ali smo opaženi in spoštovani. Vse to pa so osnovne človeške potrebe.

Poznamo različne definicije povratne informacije o delu:

1. Informacija, ki je podana posamezniku in se nanaša na količino ter kvaliteto njegovega dela v preteklosti.
2. Informacija, podana nazaj posamezniku in sledi določenemu delu.
3. Informacija, ki delavcu pove, kaj in kako dobro dela.
4. Informacija o delu, ki posamezniku omogoča prilagajanje svojega dela.

Verjetno se vam je že kdaj zgodilo, da ste nekomu podali povratno infromacijo, pa ta ni bila sprejeta najbolje. Prav tovrstne reakcije (šokiranost, užaljenost, jeza, prestrašenost), pa so največkrat tudi razlog, zakaj se ljudje raje ne odločijo za podajanje mnenj.

Potrebno se je naučiti podajanja konstruktivne povratne informacije, ki bo človeku omogočila spremembo.

Prav na to temo in še mnogo drugih na področju komunikacije, pa je moč najti na spletni strani podjetja Planet GV, ki se že 30 let ukvarjajo s podajanjem zanj ter pomočjo podjetjim do boljših poslovnih rezultatov. 

Značilnosti, ki jih dobre povratne informacije morajo vsebovati zato, da bo vaše mnenje izraženo iskreno, direktno, spoštljivo, hkrati pa ne bo doseglo negativnih čustev pri vašem sogovorcu so:

1. Jasno sporočilo.
2. Pozitivne informacije.
3. Dialog.
4. Brez poniževanja/superiornosti.
5. Informacije morajo motivirati sogovorca za nadaljnje učenje in razvoj.

Nasveti s katerimi boste lažje podali še tako težko sporočilo: 

1. Svojo povratno informacijo začnite s kratkim, a pomembnim vprašanjem. S tem boste povzročili, da bodo možgani zaznali, da prihaja “feedback”. Primer: “Imaš nekaj minut časa, da se pogovoriva o tvoji predstavitvi?” ali pa “Imam nekaj idej kako lahko svoj govor še izboljšaš. Imaš nekaj minut, da ti jih predstavim?”.
2. Osredotočite se na pomembne podatke. Poskušajte se izogibati pridevnikov in tudi samostalnikov, ki označujejo osebe.
3. Razložite kako so določeni podatki vplivati na vas. 
4. Svojo povratno informacijo “zavite” v vprašanje. Tako boste ustvarili dialog in ne samo vaš monolog, kaj je sogovorec naredil narobe, ali kako bi vi storili drugače. 

Zelo pomembno: osebe, ki so zelo dobre v podajanju povratnih informacij, tudi same pogosto vprašajo po njih. Raziskave so pokazale, da ne bi smeli čakati na “feedback”, vendar bi morali zanj prositi. 

Kakšne pa so vaše taktike pri podajanju povratnih informacij? Veseli bomo vaših komentarjev in izmenjave mnenj.